ساهمت النظريات الإدارية التي ظهرت في منتصف القرن 20 في التوجه نحو الاهتمام بالعنصر البشري وأعطت مفاهيم إدارة الجودة الشاملة دعماً إضافياً للعمل الجماعي المخطط والمدروس، حيث مثلت فرق العمل إحدى المرتكزات التي تقوم عليها هذه المنهجية.

يعتبر اليابانيون أول من طبق مفاهيم إدارة الجودة التي تطورت وساهمت في ظهور مفهوم فرق العمل ، كذلك يشار إلى كل من دراسات هورثرون - هنري فايول - ماسلو على الاهتمام بالعنصر البشري في المنظمات باعتبار أن الطاقة الكامنة للفرد تبقى كامنة ما لم يتم تحريرها وإطلاقها من خلال العمل الجماعي.

قدم وليام أوشي نظرية Z أو ما يعرف بالنموذج الياباني في الإدارة وأكد هذا النموذج على الاهتمام بالعنصر البشري وإدارة العاملين بطريقة تجعلهم يشعرون بروح الجماعة.

فرق العمل: مجموعة من الأفراد العاملين في المنظمة تجمعهم أهداف مشتركة ومهارات مختلفة لتنفيذ مهام محددة بالتعاون والمشاركة ويتراوح عددهم بين 5 و 20 حسب طبيعة المهمات ومتطلبات الأهداف التي يسعون لتحقيقها

هناك أعراض ومشكلات التي توحي بوجود حاجة للأخذ بمنهجية فرق العمل ، أهم المظاهر التي تفرض على إدارة المنظمة تبني منهجية فرق العمل:

1- ارتفاع مستوى الهدر في موارد المنظمة.

2- ازدياد الشكاوى والتذمر بين أفراد المنظمة، مع التركيز على الأهداف الجزئية والفردية.

3- مظاهر الصراع والعداء بين أفراد المنظمة.

4-عدم مشاركة المعلومات مع الآخرين، واعتبار المعلومة قوة.

5-عدم وضوح المهام والعلاقات.

6-عدم فهم واستيعاب القرارات الإدارية أو عدم تنفيذها بشكل مناسب.

7- ضعف الولاء والالتزام، وظهور بوادر اللامبالاة بين الأفراد.

8- عدم فاعلية الاجتماعات وضعف روح المبادرة والإبداع.

9-المعارضة للتغيير في إجراءات العمل أو إدخال التقنيات الجديدة.

10-زيادة شكاوى المستفيدين من الخدمة، أو المستهلكين للمنتجات.

عناصر بناء فرق العمل:

1-تحديد الغرض (وضع اتجاه واضح للفريق): حيث يتم تحديد سبب تشكيل الفريق وماذا ينتظر منه وما هي طبيعة عمله وماذا يحاول أن يحقق وما هي غايته والمقصود بذلك ما هي النتيجة النهائية لعمل الفريق.

2-الحصول على دعم الإدارة: يزداد إنتاج الفريق في منظمة تزوده بالموارد والتي تدعم وجوده ومهامه وإن تبني جهة من الإدارة كمدير فرع أو مدير تنفيذي للفريق وتأييده لتوجهات الفريق سوف يشعر الفريق بأهميته ودوره ويعزز الثقة بحيوية المهمة وأهميتها.

3-تحديد الأفراد والكفاءات المطلوبة للعمل: تحديد عدد الأعضاء المناسب للفريق وتحديد المهارات والخبرات والمعرفة المطلوبة لعمل الفريق سواء كانت تقنية فنية في العمليات الإنتاجية أو مهارات سلوكية , كالقدرة على التواصل مع الآخرين والقدرة على التفاوض والإقناع وفهم أنماط التفكير المختلفة.

4-الخطة: طريقة عمل الفريق ويمكن وضع خطة مناسبة من خلال الإجابة على عدد من التساؤلات مثل: هل سيكون لكل فريق قائده؟ هل سيكون منصب القائد ثابتا ، أم سيكون بالتناوب بين الأعضاء؟ ما هي المسؤوليات والصلاحيات التي سيتمتع بها القائد؟ هل سيجتمع أعضاء الفريق بصفة منتظمة؟ ما حجم العمل الذي سينجز أثناء تلك الاجتماعات؟ وما حجم العمل الذي خارج تلك الاجتماعات وبشكل فردي ، ما هو الوقت الذي يتوقع من أي عضو تكريسه للفريق؟.

5-تحديد العلاقات الأساسية: فريق العمل لن يعمل في فراغ ولا بد من تحديد الجهات المختلفة التي قد تؤثر على مسيرة عمله وهذه الجهات قد تتمثل برعاة الفريق والعملاء والشركاء في العمل والمنافسين والعلاقة مع كل منهم تعتمد على نوعية مهمة الفريق. 

6-مراقبة العوامل المحيطة: سيعمل الفريق في ضوء عوامل محيطة داخل المنظمة مثل أقسام عمل المنظمة المختلفة وخارجها مثل منافسي المنظمة والقوانين والأنظمة فيجب أخذ هذه العوامل بالحسبان لتشكيل فريق قادر على التفاعل مع هذه العوامل ويتسم بالمرونة في عمله.

مراحل بناء و نمو فريق العمل:

1-مرحلة تحديد الأهداف(objectives stage): يجب تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها والتي تلبي احتياجات محددة أو تحل مشكلة كما يجب أن يتم تحديد المكاسب المنتظرة ، وقت إنجاز المهام ، خطط تقارير العمل ومواعيدها وتحديد الموارد المطلوبة للفريق.

2- مرحلة التشكيل (Forming stage): في هذه المرحلة يحاول أعضاء الفريق فهم طبيعة عملهم وال شعور أنهم جزء من الفريق وقد يشعرون بقلق نتيجة دخولهم في جو عمل جديد يختلف عن ما تعودوا عليه في السابق ، وتكون معرفتهم بالقائد ضعيفة وغير كاملة ويميلون لإطاعة أوامره لكنهم يعبرون عن مشاعرهم السلبية تجاه بعض الأوامر بأسلوب هادئ ومهذب وهنا يأتي دور قائد الفريق وهو العمل على تعزيز وتدعيم النواحي الإيجابية عن الفريق ومساعدتهم على وضع النقاط الأساسية الثابتة لهدفهم المشترك وتنفيذ مهامهم المطلوبة.

3- مرحلة الصراعات(Storming stage): تظهر المنافسة والصراعات بين الأعضاء ويحاول كل فرد إثبات ذاته والسيطرة على الآخرين لذلك في هذه المرحلة يجب العمل على تحديد سلطة الفريق بشكل واضح من أجل فهم أكبر للأدوار لكل فرد في الفريق.

4- مرحلة العلاقات الطبيعية(Normal Relations stage): يبدأ الأعضاء بتنظيم أنفسهم ويصبحون أكثر انفتاحاً على آراء الآخرين ويشعرون بارتياح أكبر في التعبير عن آرائهم ويكتشفون طاقاتهم وإمكانيات فريقهم ويرون أن المشاكل التي يتعرض لها الفريق تخص كل أفراده ويجب عليهم التكاتف لحلها. 

5- مرحلة الأداء(Performing stage) : يكون قد تطور لدى أعضاء الفريق الإحساس بالولاء للفريق ويساهم الجميع في زيادة الأداء وتحسينه وتطوير الإنجاز بجو تسوده روح الفريق المنظم الواعي الذي بدأ بالوصول لتحقيق أهدافه.

6- مرحلة التقدير والمكافأة (Recognition and reward stage) : يصل الفريق لمرحلة يستحق فيها التقدير والمكافأة وقد يكون ذلك على شكل مقالات في صحيفة الشركة أو إدراج اسم الفريق على المنتج أو أن تكون المكافأة مالية ولكن من الضروري ألا تتعارض أنظمة المكافأة الفردية مع دعم أداء الفريق.

فوائد فرق العمل:

1- الفاعلية لحل المشكلات: المعقدة تكون أسهل حلا إذا كان هناك أكثر من رأي أو محاولة للوصول لأفضل تشخيص وأنسب حل.

2- تبادل  المعلومات: يتناقل أعضاء الفريق الذين تعلموا الدعم والثقة مع بعضهم المعلومات بحرية ويدركون أهمية تبادل المعلومات فيما بينهم للعمل بطريقة أكثر فعالية ، وتتدفق المعلومات أيضا بالاتجاهين من الإدارة للفريق وبالعكس.

3- اتخاذ القرارات بصورة أفضل: بناء على معرفة آراء جميع أفراد الفريق حيث أن كل عضو يستخلص من وجهة نظره التحليلية ما يجب  القيام به ويتخذ الأفراد قراراتهم بالإجماع في آن واحد وبذلك يقل الوقت المطلوب لإنجاز العمل.

4- التعاون: هو الفائدة الأساسية حيث يرغب الأفراد العمل معاً ومساندة أحدهم الآخر لأنهم يتوحدون مع الفريق ويريدونه لامعا وناجحا وبذلك تقل المنافسة الهدامة ويسعى الأفراد دائما لأن يكونوا يد واحدة.

5- تخفيف الأعباء وتوزيع الأدوار: المهام الكبيرة والمعقدة تصبح أسهل عندما يتم توزيعها على عدة أفراد بشكل متساوي حسب اختصاص كل فرد.

6- الجودة: لأن العاملين يشعرون أنهم جزء من الفريق ونشاط الفريق ويرغبون بظهور فريقهم بأفضل صورة في المنظمة لذلك تكون من أولويات اهتماماتهم الجودة وإتقان العمل بالشكل الصحيح.