ورقة تحديد الاحتياجات التدريبي

التدريب ليس غاية في حد ذاته ولكنه وسيلة لرفع قدرات العاملين بالمؤسسات  وتعديل سلوكياتهم؛ بقصد رفع إنتاجيهم ، من أجل هذا كان هناك ضرورة للتدريب حيث إنه إيضًا وسيلة من وسائل علاج المشكلات المحتملة، لهذا سوف نتناول في هذة الورقة  ـ

في كيفية تحديد الاحتياجات التدريبية  وهي:
1- أهمية  الحاجة إلى التدريب.
2- أساليب تحديد الحاجة إلى التدريب.
3- أهمية تحديد أهدف التدريب.

4. ـ مسؤولية التدريب

5. ـ أنواع التدريب:

6. الخصائص المميزة للنشاط التدريبي الناجح

7. دور التدريب في تحقيق الميزة التنافسية

أولًا ـ اهمية الحاجة إلى التدريب:
تلجأ كثير من المؤسسات ( الشركات ) إلى تصميم برامج للتدريب، وتخصيص موارد مالية عالية لها؛ وذلك بسبب اعتقاد هذه الشركات  بضرورة هذه البرامج، وتخطئ بعض الشركات  في هذا السعي، وذلك بسبب عدم إستناد تصميم البرامج إلى حاجة فعلية للتدريب، لذلك فإن تحديد الحاجة إلى التدريب ينبغي أن يستند إلى تشخيص سليم لأسباب المشكلات التي تعاني منها الشركات ، ويعاني منها أداء الأفراد.
وعلي الرغم من ان قدرات بعض  الأفراد مقبولة ولكن هناك ضعف في إنتاجهم؛ فهذا يعني أن سبب ضعف الإنتاجية قد يرجع لأسباب أخرى غير قدرات الأفراد، وقد يظن بعض الأفراد  أن التدريب هو العلاج السحري لجميع المشاكل إلا أنه يجب أن يكون التدريب مبررًا وهو ضعف قدرات الأفراد.
ان عملية حصر الاحتياجات التدريبية التي تسعى إدارات  التدريب بالمؤسسات إلى توفيرها لأهميتها، وتختلف الإحتياجات التدريبية تبعًا لإختلاف المستويات الوظيفية المراد تدريبها، حيث تختلف طبيعة العمل والمسؤوليات والمشكلات والمتطلبات من مستوى وظيفي إلى مستوى وظيفي آخر ولذلك أعتقد ان إختيار برامج لمشروع إعداد القادة يمثل حلا مناسبا ، فليست كل مشكلة في المؤسسات  نابعة عن قلة التدريب، إنما التدريب ما هو إلا وسيلة مساعدة للأفراد؛ حتى يفهموا كيفية عملهم على الوجه الصحيح، مما يضاعف مستوي الكفاءة للأفراد.
ثانيًا ـ أساليب تحديد الحاجة إلى التدريب:    
إن عملية تحديد الإحتياج التدريبي من أصعب الأمور في إدارات التدريب لان النشاط التدريب وقياس العائد من التدريب يتوقف علي دقة تحديد الإحتياج التدريبي ويبني تحديد الحاجة إلى التدريب عن طريق أسلوبين هما:
أ*- تحديد الحاجة للتدريب على مستوى الفرد:
يؤدي القصور في معلومات الفرد إلى تحديد حاجة هذا الفرد للتدريب، ومن الوسائل المهمة في تحديد الإحتياج التدريبي :

1.     تقييم الأداء

يؤدي تقييم الأداء للعاملين  إلى اكتشاف وجود فرق بين الأداء الفعلي، وبين الأداء المطلوب وفقًا لمعايير التقييم المجازة والتي تدل علي دقة الاحتياج التدريبي الذي تم تحديده لكل موظف/ عامل عبر رئيسه المباشر (مرفق نموذج )

2.     التقييم الذاتي : للعاملين بالمؤسسات يعد من الوسائل المهمة خاصة أذا كانوا يستطيعوا ان يتعرفوا علي احتياجهم

فرص التحسين في تحديد الاحتياجات التدريبية :

1.     الترقية

تؤدي الترقية إلى وجود فجوة بين القدرات الحالية للفرد وبين متطلبات الوظيفة الجديدة تعتبر من فرص التحسين لأغلب المؤسسات.

2.     النقل

يودي النقل  إلى وجود فجوة بين القدرات الحالية للفرد وبين متطلبات الوظيفة الجديدة تعتبر من فرص التحسين للمؤسسات  بعد توفر المعلومات قبل بدائية العام .

3.     الإدارة والأهداف

يؤدي استخدام هذا الأسلوب الإداري إلى التعرف على قصور في المعلومات بين النتائج الفعلية وبين النتائج المستهدفة.

4.     الرقابة على الجودة

إذا أشارت تقارير الرقابة على الجودة أن السبب في الأخطاء وانخفاض الجودة يرجع إلى الأفراد لا يعلمون أسلوب العمل وجب تدريبهم يمكن  الإستفادة من تقارير لجان جائزة التمييز/ الموظف المثالي / نظام الحوافز .

5.     الشكاوى

إذا كانت أسباب الشكوى من أفراد معينين ترجع إلى نقص في معرفتهم بالعمل وجب تدريبهم لذلك نحتاج الي تفعيل صناديق الشكاوي بتحديد تواريخ معلنة لكل العاملين بفتح هذه الصناديق وإجازة لوائح للتحفيز وتحليل هذه الشكاوي وإرسالها الي جهات الإختصاص حتي نشعر بأهمية ودور صناديق الشكاوي والمقترحات  .

6.     القيام بمهام خاصة

إذا كانت نية الإدارة او القيادة  بالمؤسسات هي إسناد مهام خاصة لأحد الأفراد، في حين أن قدراته الحالية لا ترقى لمتطلبات هذه المهمة وجب تدريبه (مسئول التخطيط الاستراتجي)  فتح ملفات لهم ترصد كل أعمالهم وخبراتهم والوصف الوظيفي ومعارفهم والبرامج التدريبية التي تلقوها ... ).

7.     التناوب الوظيفي

إذا كان هناك تناوب بين مجموعتين من الأفراد على أكثر من عمل وظيفي وجب تدريبهم على هذه الأعمال.
ب*- تحديد الحاجة للتدريب على مستوى المؤسسات :
ويتم ذلك  باستخدام قوائم الأسئلة أو المقابلات الشخصية مع مديري المؤسسات والإدارات المركزية   لتحديد الحاجة للتدريب، وتدور الأسئلة المطروحة في كل من القوائم أو المقابلات حول تأثير إنشاء وحدات إنتاج جديدة (مشروع شعبان او شركات او إنشاء قطاع جديد او دمج 000)، إضافة منتجات جديدة (المصانع)، استخدام آلات ومعدات جديدة، الآخذ بمعايير ومواصفات إنتاج جديدة، الآخذ بسياسات تسويق أو تسعير أو إعلان جديدة على الأداء الواجب أو المطلوب في المستقبل، وما إذا كان هذا الأداء يختلف عن الأداء الفعلي، وتؤدي مثل هذه الأسئلة إلى التعرف على الحاجة للتدريب وأيضًا إلى التعرف على محتوى برنامج التدريب المطلوب .
ثالثًا ـ تحديد أهدف التدريب:          
بعد أن حددنا  الحاجة إلى التدريب (اسم البرنامج ) كان لا بد  أن نتعرف  عن ما هو الهدف من التدريب في إستمارة الاحتياج التدريبي  وغالب لا تحدد في استمارة تقييم الأداء ، إن تحديد أهداف البرنامج التدريبي لكل برنامج هو الخطوة الأولى في مجال وضع وتصميم البرنامج التدريبي، ويرتبط تحديد أهداف البرنامج التدريبي بتخطيط الاحتياجات التدريبية الذي يحدد الخصائص والقدرات والمهارات المراد إكسابها للمتدربين ونوعية البرامج التدريبية المطلوب توفيرها ومحتوياتها.
إن أهداف البرامج التدريبية مختلفة، فهنالك أهداف مضمونها:
- تنمية معلومات المتدرب بإحاطته بالجديد في العلوم والمعارف المرتبطة بموضوعات ومجالات معينة لتحسين أدائه نموذج(التحليل الاحصائي).
- إكساب المتدرب مهارات جديدة في مجال تخصصه لتنمية قدراته العلمية أو التطبيقية بما يحقق كفاءة وفعالية الأداء نموذج(الزمالة المحاسبية ).
- تطوير سلوكيات المتدرب واتجاهات وإكسابه قيمًا واتجاهات جديدة نحو مسائل أو مواقف معينة.
- إمداد المتدرب بمعلومات ومهارات جديدة لمساعدته على أداء عمله الحالي بكفاءة أكبر نموذج (الرخصة الدولية للحاسوب).
- إمداد المتدرب بمهارات معينة لتوفير القدرة على أداء أعمال مستقبلية نموذج (الثقافة القانونية وتخطيط  وربط المسار الوظيفي بالمسار التدريبي-  ادارة التغير).

رابعا ـ مسؤولية التدريب:   
يعتبر التدريب مسئولية مشتركة بين كل الأطراف المشاركة فيه، أي إدارة التدريب ، الرؤساء المباشرين علي مستوي مديري المؤسسات او المديرين  في مواقع أعمالهم، والأفراد المستهدفين بالتدرب ، مسؤوليات إدارة التدريب هي .

1.      وضع الخطة التدريبية وإعلام المستهدفين بالفترة المقترحة لتنفيذ البرامج التدريبية .
2. تصميم نظام متكامل للتدريب(استمارات تقييم العملية التدريبية البيئة والمدرب والحقيبة التدريبية والأرشفة وقياس العائد من التدريب ).
3. التنسيق مع الرؤساء المباشرين وإدارات التدريب علي مستوي المؤسسات .
4. اختيار الجهات المنفذة للبرامج التدريبية .

2.    5. إدارة ومتابعة الأنشطة التدريبية الداخلية  بقاعات المؤسسات ومتابعة التدريب المحلي (بالمراكز التدريبية ) والتدريب الخارجي (خارج السودان ).
6. تقديم الخبرة والمشورة فيما يمس التدريب .
7. التأكد أن المديرين التنفيذيين يقومون بواجبهم التدريبي(الرؤساء المباشرين) عبر استمارة توزع بعد ثلاثة أشهر من نهائية البرنامج التدريبي  مرفق نموذج للاستمارة .
ولا يجب أن ننسى أن أي فرد داخل المؤسسات  مسئول عن تدريب وتطوير نفسه عليه أن يتبصر بذاته، وأن يحدد النقاط التي تحتاج إلى تطوير فلنحاول نشر هذه الثقافة بالإستفادة من بعض الجهات التدريبية مثل أكاديمية سوداكاد عبر برنامج (rearni eas  ) هناك مسؤولية الفرد عن تنمية قدراته ذاتيًّا، فهناك فرق بين التدريب الرسمي الذي هو مسئولية إدارات التدريب وبين التنمية الذاتية التي هي مسئولية الموظف/ العامل  نفسه، حيث يقع عليه عبء تنمية قدراته ومعارفه ومهاراته بجهود فرديه وبمبادرات شخصية منه كالقراءة الحرة أو حضور الندوات العامة أو000 غير ذلك من أساليب التنمية الشخصية،وعلي كل عامل أن يعرف ان التدريب مسؤوليته وليست مسؤولية المؤسسات قبل ان يناقش مع رئيسة المباشر، أو مدير التدريب و الموارد البشرية، وذلك لكي يتعرف على ما يمكن عمله بصدد هذا الأمر، وما هو دوره وأيضًا دور الأطراف الأخرى في عملية التدريب والتطوير.
فليست مسئولية التدريب على المؤسسات فقط ولكنها مشتركة بين المؤسسة والفرد، لهذا تختلف أنواع التدريب حسب تلك المسئولية.
خامسا ـ أنواع التدريب:
على أي شركة   أن تحدد سياستها العامة في التدريب، ويعني هذا تحديد أنواع التدريب التي تفضلها الشركة وتود التركيز عليها، وهناك العديد من أنواع التدريب، وهي تمثل الاختيارات المتاحة أمام الشركة، وتستطيع الشركة أن تختار من بين أنواع التدريب ما يناسبها،  أنواع التدريب:

أنواع التدريب حسب مرحلة التوظيف:
1. توجيه الموظف الجديد: يحتاج الموظف الجديد إلى مجموعة من المعلومات التي تقدمه إلى عمله الجديد، وتؤثر المعلومات التي يحصل عليها الموظف الجديد في الأسابيع الأولى من عمله على أدائه واتجاهاته النفسية لسنوات عديدة قادمة

2.التدريب أثناء العمل: ترغب الشركات أحيانًا في تقديم التدريب في موقع العمل وليس في مكان آخر؛ حتى تضمن كفاءة أعلى للتدريب، ومما يزيد من أهمية هذا التدريب لذلك سيتم تنفيذ (   ) البرامج التدريبية بقاعات المؤسسات .

3.    التدريب بغرض تجديد المعرفة والمهارة: حينما تتقادم معارف ومهارات العاملين ، يلزم الأمر تقديم التدريب المناسب لذلك لمعاصرة الأنظمة الجديدة والمرحلة القادة من الإستراتيجية .
4. التدريب بغرض الترقية والنقل: وذلك لوجود احتمالات لاختلاف المهارات والمعارف الحالية للفرد، وهذا الاختلاف مطلوب التدريب عليه  تحدد بالاستفادة من استشارات / البحوث التخصصية .
أنواع التدريب حسب نوع الوظائف:
1. التدريب المهني والفني: يهتم هذا النوع بالمهارات اليدوية والميكانيكية، في الأعمال الفنية والمهنية، ومن أمثلتها برامج تقنية الحاسوب والصيانة  والميكانيكا(دورة السواقين ) .
2. التدريب التخصصي: ويتضمن هذا التدريب معارف ومهارات على وظائف أعلى من الوظائف الفنية والمهنية، (الزمالة للمحاسبة والرخصة الدولية للحاسوب والتحليل الإحصائي spss.
3. التدريب الإداري: ويتضمن هذا التدريب المعارف والمهارات الإدارية والإشرافية اللازمة سواء للمناصب الإدارية العليا (م م العام )أوالوسطي (مديري الشركات ومديري الإدارات المركزية  )أو الدنيا سواء رؤساء أقسام او موظفين .

أنواع التدريب حسب مكانها:
1. التدريب داخل المؤسسة : لا بد من تحديد عدد من الدورات  ليتم تنفيذها داخل المؤسسة ، سواءً بمدربين من داخل أو خارج السودان او من داخل وخارج المؤسسة ، وبالتالي يكون على المؤسسة تصميم البرامج، أو دعوة مدربين للمساهمة في تصميم البرامج والإشراف عليها.
2. التدريب خارج المؤسسة : تفضل  تنفيذ بعض البرامج  أن تنقل كل أو جزءًا من نشاطها التدريبي خارج المؤسسة ، وذلك لتوفر  الخبرة التدريبية وأدوات التدريب  بشكل أفضل خارج المؤسسة ولنقل اكتساب الخبرات وسيتم تنفيذ عدد (  ) برامج تدريبية بالمراكز التدريبية بالسودان، برامج تدريبية خارج السودان مثل (مؤتمر تنمية الموارد البشرية خارج الدولة ).

سادساـ الخصائص المميزة للنشاط التدريبي الناجح:
وإن كنا قد تعرفنا على أنواع التدريب، فما علينا الآن إلا أن نتعرف على كيف يكون هذا التدريب ناجحًا، حيث ينبغي أن تتوافر خصائص معينة في النشاط التدريبي لكي يكون نشاط تدريبي ناجح، وهذه الخصائص هي:
1. أن يكون التدريب نشاط مستمر:
إن التدريب لا يوجد في المؤسسة للعاملين الجدد فقط، ولكنه نشاط مستمر أوسع من ذلك  فهو مستمر بالنسبة للعاملين في (للمتنفيذين) ، حيث أن ذلك الموظف ينقل ويترقى من وظيفة لأخرى ومن إدارة لأخرى، وهذا يستلزم التدريب على العمل في الوظائف والإدارات الجديدة، كما أنه مستمر ، حيث أن المؤسسة  في حالة تغير مستمر وفي مرحلة ، فهي تتوسع وتتغير من أنشطتها وتضيف آلات جديدة وتستخدم نظم عمل جديدة وهذا يستلزم ضرورة القيام بالنشاط التدريبي بصفة مستمرة، إذًا فالتدريب عملية مستمرة وليست عملية وقتية.
2. التدريب نظام متكامل:
أي أنه نظام مفتوح تتأثر عناصر البرنامج التدريبي من موضوعات، مدربين، متدربين، وسيلة التدريب، مكان، وزمان التدريب ، وطبيعة الأنشطة التي تؤدي، كما أنه متكامل من ناحية أنه لكي يتم بشكل فعال يستلزم توفير مستلزمات معينة له من معدات، وأفراد وورش وقاعات تدريب ... إلخ، ثم يتم تصميم البرنامج التدريبي وتنفيذه للحصول على نتائج معينة تتمثل في اكتساب الأفراد معرفة ومهارة واتجاهات جديدة، ويلي ذلك متابعة وتقييم النشاط التدريبي.
3. التدريب نشاط متغير ومتجدد:
وبما أن التدريب نظام متكامل فالتغيير في ظروف الإدارة أو التجديد في الآلات، دخول منافسين بأنظمة إنتاجية جديدة يؤدي بالضرورة إلى التغيير في القيام بأنشطة النشاط التدريبي من ناحية مادة التدريب، طريقة التدريب، مكان وزمان التدريب ... إلخ، هذا يعني أن أسلوب التدريب الناجح في وقت ما بظروف معينة لا يعني بالضرورة، نجاح ذلك الأسلوب في ظروف ووقت مختلفين، ويستلزم ذلك التغير في النشاط التدريبي.
4. التدريب نشاط إداري وفني:
فهو نشاط إداري حيث يستلزم القيام بالوظائف الإدارية من تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة للنشاط التدريبي، وهو نشاط فني حيث يحتاج متخصصين في تقييم البرامج التدريبية، وفي تحديد أسلوب التدريب وفي اكتشاف الحاجة للتدريب وفي تنفيذ برامج التدريب وبذلك فهو نشاط إداري وفني.
سابعاـ دور التدريب في تحقيق الميزة التنافسية :
إن التدريب يلعب دورًا مؤثرًا في تحقيق الميزة التنافسية للمؤسسة ، وكلنا نعرف نقص الاستثمار في التدريب يمثل أحد الأسباب التي ساهمت في تدني القدرة التنافسية للشركات الأمريكية عمومًا في مواجهة الشركات اليابانية وما ترتب على ذلك من إنخفاض حصتها السوقية في الأسواق المحلية والخارجية، على سبيل المثال:

تنفق الشركة الأمريكية في المتوسط 2600 دولارًا للعامل في السنة على التدريب.

 بينما تنفق الشركة اليابانية في المتوسط نحو 6500 دولارًا للعامل في السنة في مجال التدريب، ورغم ذلك فإن تجربة الشركات الناجحة في الولايات المتحدة وغيرها تؤكد أن التدريب يلعب دورًا حاكمًا في زيادة الإنتاجية والكفاءة وتدعيم القدرة التنافسية، على سبيل المثال تنفق شركة "زيروكس" 125 مليون دولار على التدريب كل عام بالإضافة إلى نسبة 2.5% من المبيعات، وقد ساعد هذا الاستثمار في التدريب الشركة على استعادة مركزها الريادي في مجال تصوير المستندات من اليابانيين .

كذلك فإن شركة "موتورولا" تخصص ما بين 3.5-5% من إجمالي أيام العمل في السنة لكل موظف لأغراض التدريب.
والسؤال: لماذا تعتقد هذه المنظمات وغيرها أن الاستثمار في التدريب سوف يساعدها في تحقيق ميزة تنافسية؟ والإجابة ببساطة تكمن في أن المؤسسة التي تنجح في التعامل الفعال مع المتغيرات البيئية الخارجية مثل تحدي العولمة، وتحدي الجودة، والتحدي التكنولوجي، والتحدي التنافسي، والتحدي الثقافي والاجتماعي، تستطيع أن تحقق ميزة تنافسية في أسواقها المستهدفة ونحن نواجه تحدي إضافي لا يوجد وهو تحدي الحظر في مجال التكنولوجيا والسياسات الاقتصادية ككل من أمريكيا وتحدي توطين الصناعات في السودان .
وأخيرًا: (هناك مسؤولية الفرد عن تنمية قدراته ذاتيًّا، فهناك فرق بين التدريب الرسمي الذي هو مسئولية الإدارة وبين التنمية الذاتية التي هي مسئولية الموظف نفسه، حيث يقع عليه عبء تنمية قدراته ومعارفه ومهاراته بجهود فرديه وبمبادرات شخصية منه كالقراءة الحرة أو حضور الندوات العامة أو غير ذلك من أساليب التنمية الشخصية)، فيقول روبرت كرتيندون: (التدريب مسؤوليتك وليست مسؤولية الشركة).

وختامًا:
لكل ما سبق اطلب لا بد من  اعتماد برامج جديدة تواكب  : (حتي يتسني  وضع  أنواع التغييرات أو الإضافات المطلوب إدخالها على السلوك الوظيفي للمستهدف للتدريب  وأنماط أدائه ودرجه كفاءته  (قياس العائد من التدريب )